档案文件管理系统的运维是保障系统正常运行和数据安全的重要一环。通过对系统进行监控、故障排除、备份与恢复等工作，可以确保系统稳定性和可靠性，提高档案文件管理效率，为机构信息化建设提供坚实支撑。

　　01将维护事项纳入采购事项

　　有些电子档案管理系统的维护工作是程序性的，这类维护事项一般由软件服务商负责，有时维护工作量相当大。为了使程序性维护工作能顺利进行，防止拖延，必须将程序性维护有关条款纳入软件采购合同，明确软件服务商的维护任务、响应时间、免费周期或收费方式等。

　　02要求软件服务商提供合格的开发文档

　　电子档案管理系统运行维护过程中需大量查阅开发文档，因此，企业在采购电子档案管理系统时，必须要求软件服务商提供完整、详备的开发文档。根据现有的商务规则，软件服务商一般只提供系统操作说明书。实践证明，仅有系统操作说明书是不能满足系统运行过程中的维护需求的。如果能提供系统的数据字典等文档，就更加方便数据文件的维护。数据字典包括数据表结构和数据表之间的关系说明，常以数据模型的方式呈现。

　　03配备合适的维护人员

　　应根据需要配备一定数量、专业技能较强的系统维护人员，包括硬件维护人员、软件维护人员和系统管理员，他们的主要职责有以下方面。

　　(1)硬件维护人员

　　主要负责存储设备、网络设备、服务器、打印机、PC等硬件维护。

　　(2)软件维护人员

　　主要负责代码维护的实施、数据的定期备份、系统使用指导等。

　　(3)系统管理员

　　主要负责系统用户的增加、删除、修改、口令重置等数据维护。当然上述人员的配备与职责分工也不是绝对的，可以集多种角色于一人，也可以由企业信息技术部门统一安排，如硬件维护，可多业务系统硬件维护。

　　综上所述，档案文件管理系统的运维工作是确保系统正常运行和数据安全的重要保障措施。通过持续的监控、故障排除、备份与恢复等工作，可以提升系统稳定性和可靠性，提高档案文件管理效率，为机构信息化建设提供重要支持。未来，随着信息技术的不断发展，档案文件管理系统的运维工作将继续优化与完善，以适应机构信息化需求的不断提升，推动档案管理工作的持续改进和提升。