工程管理系统软件是专门为工程管理开发定制的当代信息系统，适用于各种类型的建设项目合同应用，工程管理系统包括员工信息管理、合同协议管理、合同项目管理、项目数量统计、成本统计（包括人员成本、项目材料成本、设备成本）、员工考勤管理、工资自动计算、配件工具库存管理等。

工程项目

添加项目基本信息，包括项目编号、项目名称、项目分类、项目状态等。，并以目录的形式显示所有项目，适用于查询项目细节、前期项目谈判信息记录、编辑和修改项目成员、项目通知、项目发票、审核通知等信息。客户可以添加项目研究信息，查看项目应收账款，宣传项目所有合同。可编辑步骤名称、相应的单位、必要的流程等信息

工程合同

添加合同编号、合同分类、合同名称、合同金额、合同期限等基本信息，以目录显示所有合同账户信息，包括合同金额、合同常用设备材料价格等信息，适用于查询合同中标价格、最终项目结算金额，可突出日、月工程量、常用设备材料，适用日清算总价，定义合同申请流程，同时，自定审批人可以查看项目的账款计费、项目账款、项目价格、合同价格，并将最终计算的总额与合同金额进行比较

施工材料

材料目录显示所有材料，包括材料名称、材料分类、材料库存、材料价格、客户可以存放材料、材料采购：显示所有采购材料，可以查看材料采购细节，每种材料采购多少，材料仓储：适用材料仓储，可以查看材料详细信息、材料仓储：材料仓储、适用库存（虚拟库存），每个项目通常使用多少材料，采购方案：可添加材料的采购方案，预计采购多少材料

工程流程事务申请：

适用于客户的事务申请，如：材料采购申请等，申请目录：呈现所有事务申请，事务审核：经理可以进行事务审核。步骤设置：财务流程、招标流程、工程流程，可定制添加步骤，用户可设置工程流程，适用于设置多级审批人、设置等级、添加一、二级流程、设置步骤各环节负责单位、转移工程部门结构、设置执行人、参与人、申请内容和审核平均可设置在后台，前台自动启动

客户管理添加客户：

添加客户信息，添加客户基本信息。适用于客户检查、客户分类、源可编写、下拉选择字段、下拉选择内容可在系统配置中随意，客户列表：展示所有客户，客户公共海洋：销售人员放弃的客户将在工程公海展示，适用于销售人员直接接收客户，支持定制公海客户按等级接收，客户维护：展示客户维护记录，删除错误报告，完成客户维护信息处理，始终控制销售人员的工作，根据合同编号、维护类型、待办事项、紧急检索等适用维护记录

工程档案

项目档案管理：档案目录查询所有项目档案、档案借阅记录、档案评估记录、档案推荐记录、档案到期、阅读到期，可设置档案室。档案输入：添加档案名称、档案分类、归档时间、读者、档案维护等相关信息。档案审核：适用档案的档案申请、处理申请、阅读申请。档案统计：统计档案信息，档案维护。档案设置：支持自定档案权限、档案设置、档案评估、档案收集、档案挑错、备份还原。

工程财务

财务应收应付：适用于查询项目的所有应收应付账款信息，包括合同应收应付、项目材料仓储价格、成本统计：管理员可统计成本、项目收款、项目发票、费用报销：员工费用报销、建设项目费用报销、发票管理：项目发票管理、合同发票与项目发票金额差，可查看付款记录，项目收款、应收款管理、已收款管理、收款提醒、收款历史数据

工程汇总

根据时间段汇总统计合同数量，统计已收款/已付款的详细信息，自定义时间段汇总统计合同签订数量，统计各类签订的数量和金额，根据工程汇总统计合作频率和签订金额，发票归纳:根据各种类型汇总统计合同信息，材料归纳:适用于客户随时统计所有材料的出库和入库。账户总结：检查随机时间内的项目成本金额，并对随机时间段签署的项目数量进行统计总结供应商选择供应商目录：显示所有供应商的相关信息，可联合查询供应商，调整删除，添加供应商;添加供应商基本信息，添加供应商信息，如名称、分类等供应商目录：删除商品信息，限时投标权限，联系信息显示所有供应商联系人信息，可根据名称、省份、手机号码等因素组合查询联系人并编写：供应商维护，显示所有供应商维护记录，组合查询可根据合同编号的紧急情况进行调整和删除。供应商待办：日历显示本月待办数量，点击日期内的数据查询具体待办内容

工程档案管理软件的作用

档案管理软件的作用是帮助工程管理和维护其档案资料。它可以帮助工程实现以下功能：

1.档案存储和管理：工程档案管理系统软件提供了一个集中的存储空间，允许工程将档案资料以电子形式存储在系统中。这样可以避免传统的纸质档案管理带来的空间浪费和维护困难，方便档案的查找和管理。

2.档案检索和共享：工程档案管理软件可以通过关键字搜索、分类标签等方式快速检索档案资料，提高查找效率。同时，它也支持多用户共享，不同部门和员工可以方便地查看和共享档案资料，提升工作协作效率。

3.档案保密和安全：工程档案管理系统软件可以对档案资料进行权限管理，设置不同的访问权限和编辑权限，保证档案的安全性和保密性。只有授权人员才能查看、编辑和删除档案资料，有效防止档案泄露和损失。

4.档案归档和保留期管理：工程档案管理软件可以根据工程的需要设置档案的保留期限，并提醒管理员进行档案的归档和销毁。这样可以帮助工程合理管理档案，及时进行归档和销毁，避免不必要的空间占用和法律风险。

5.档案备份和恢复：工程档案管理软件支持档案数据的备份和恢复，保证档案资料的安全性和可靠性。在系统出现故障或意外情况下，可以通过备份进行数据恢复，确保档案的完整性和可用性。

综上所述，工程档案管理系统软件可以帮助工程高效地管理和维护档案资料，提升工作效率和信息安全性。

档案管理系统建设要求和特点

元数据作为电子文件归档的重要组成部分，也应一并进行归档。包括基本信息和办理信息。基本信息主要包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级、页数、备注等。办理信息指记录文件拟制、办理等业务行为的数据，如发文的起草、审核、复核、签发、用印、核发等，收文的签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等。元数据格式采用XML格式，可根据实际情况对元数据的要素进行取舍考虑，但基本要素必须齐全。

由于电子文件对系统的依赖性特点，电子文件的归档管理还表现为对系统功能的完善，机构使用的办公系统或业务系统应根据电子文件形成特点设置符合归档要求的功能。办公、业务系统首先应能确保基于办公、业务活动产生的办理信息得到有效记录，形成完整的电子文件，在业务办理过程中齐全、完整地收集电子文件及其元数据，包括重要文件形成过程的办理信息。系统应能满足内置档案分类方案和整理规则需要，在电子文件形成和流转办理的过程中完成分类、划分保管期限、命名、编制档号等整理活动。建议在业务办结环节设置电子文件归档功能，与归档电子文件相关的纸质文件进行数字化扫描录入办公、业务系统，纸质文件一并归档。存储电子文件采用符合国家标准的文件格式，确保其能够长期有效读取。系统还须对电子文件的形成、流转、归档等环节进行的所有操作进行跟踪、审计，根据实际情况进行授权管理。涉密信息和数据应当按照保密规定通过涉密信息系统进行采集、存储、处理、传递、使用和销毁，未建设涉密信息系统的，应当通过涉密计算机管理涉密信息和数据，信息交换、传输应当符合保密规定。

归档后的电子文件应有专门的电子文件管理系统或数字档案室系统对其进行规范化管理。归档电子文件的保管要按照国家信息安全等级保护标准建立信息系统和信息内容安全防护体系，定期对电子文件的保管情况、可读取情况等进行测试、检查，发现问题及时处理，运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，将其及时迁移、转换，实行备份制度，根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件，反映电子文件保管、利用过程的相关信息进行记录和保存。

档案管理系统的实施关键因素

档案管理系统的实施和部署是一个关键且复杂的过程，对于组织的档案管理效率和准确性起着至关重要的作用。在实施和部署过程中，需要充分考虑多个关键因素，以确保系统能够顺利运行，并满足组织的具体需求。

I.需求分析和规划

确定业务需求：详细了解组织的档案管理需求，包括档案类型、存储容量、权限控制等。

制定实施计划：明确实施时间表、人员分工和预算，确保项目按计划进行。

II.技术选型和系统定制

选择合适的系统：根据组织需求，评估市场上的不同档案管理系统，并选择最适合组织的系统。

定制化配置：根据组织的具体要求，对系统进行必要的定制化配置，以适应组织的档案管理流程和业务需求。

III.数据迁移和整合

数据清理和整理：对现有的档案数据进行清理和整理，确保数据的完整性和准确性。

数据迁移和转换：制定数据迁移策略，将现有的档案数据无缝地迁移到新的系统中，并确保数据的格式和结构一致性。

IV.用户培训和变革管理

用户培训：提供系统操作培训，确保用户熟悉系统的功能和使用方法，提高工作效率。

变革管理：与用户密切合作，解释档案管理系统的好处，帮助他们适应新的工作流程和文化。

V.安全性和合规性考虑

数据安全和隐私保护：确保档案数据的安全性和机密性，采取适当的安全措施，如权限管理和加密技术。

合规性要求：确保档案管理系统符合相关的法规和标准，如GDPR、HIPAA等。

VI.技术支持和维护

技术支持合约：与供应商签订明确的技术支持合约，确保系统问题能够及时得到解决。

定期维护和升级：制定定期的维护计划，包括系统升级、漏洞修复和数据备份，确保系统的稳定性和可用性。

在档案管理系统的实施和部署过程中，需求分析和规划、技术选型和定制、数据迁移和整合、用户培训和变革管理、安全性和合规性考虑，以及技术支持和维护等关键因素至关重要。仔细考虑和妥善处理这些因素，可以确保档案管理系统的成功实施和高效运作。通过有效的档案管理系统，组织可以提高档案管理的效率、准确性和安全性，推动组织的数字化转型并为持续发展奠定坚实基础。