录入档案是将档案信息输入到档案管理系统中的过程。在录入档案时，需要注意数据的准确性和完整性。以下是关于档案管理系统录入档案的一些要点：

　　1.确定录入方式：

　　档案管理系统通常提供多种录入方式，如手动输入、扫描上传、文件导入等。

　　根据实际情况，选择最适合的录入方式。

　　2.收集档案信息：

　　在进行录入之前，需要收集档案信息。这包括档案编号、标题、日期、分类、关键词、描述等。

　　可以通过纸质档案、电子文件或其他来源获取档案信息。

　　3.手动输入：

　　对于少量档案或需要手动录入的档案信息，可以通过档案管理系统提供的界面逐项输入。

　　用户根据系统要求，填写相关信息，并确认录入的准确性。

　　4.扫描上传：

　　对于纸质档案，可以使用扫描仪将其转换为电子文件，并通过档案管理系统的扫描上传功能进行录入。

　　在录入过程中，用户可以设置档案的相关属性和元数据，如档案编号、标题、分类等。

　　5.文件导入：

　　对于电子文件，可以直接从计算机或其他存储设备中导入到档案管理系统。

　　用户选择要上传的文件或文件夹，系统将自动将这些文件导入系统，并提取和整理档案信息。

　　6.数据校验：

　　在录入档案信息后，进行数据校验以确保录入的准确性和完整性。

　　检查档案编号、日期、分类等关键字段是否正确，避免输入错误或缺漏。

　　档案管理系统的录入方式包括手动输入、扫描上传和文件导入等。在录入档案之前，需要收集档案信息，并根据实际情况选择合适的录入方式。通过仔细录入和数据校验，可以确保档案信息准确无误地输入到档案管理系统中，为后续的档案管理和检索提供可靠的基础。

　　档案管理系统功能

　　档案管理一直是企业管理不可或缺的组成部分，特别是企事业单位和政府单位。在OA系统应用日渐风靡的今天，OA档案管理系统日渐成型并趋向成熟。那么OA档案管理系统具体有哪些功能呢？下面我们以协众OA档案管理为例，一起了解档案管理系统。

　　清大OA公文档案管理支持档案管理、档案整理、档案借阅、案卷管理、档案设置等功能，实现文档一体化，建立公文管理和档案管理有机衔接。

　　发文、收文管理：支持文件拟稿、审核、批示、流转和签发等，收文和发文自动衔接，通过流程审批实现公文在各处室承办后进行归档。

　　档案借阅：对每次的文档借还进行记录，确保档案有借有还。根据各门类档案，通过系统上设置档案资料的借阅登记表，发起借阅申请流程，可以记录档案借出与归还日期、借出标志、借用部门、借阅人等情况。决策者可有审批权限，禁止向无关人员泄露或向外公布档案内容。

　　档案管理：可收集、整理、查看、归档、著录和统计等功能，绑定多种业务引擎功能，全面管理档案文件的流向，支持并发流程、子流程和回流流程，以满足客户档案管理的需求。

　　案卷管理：可录入文档分组、文档编号、文档名称、文档类别、文档保密等级、文档存放位置、登记日期、登记人等信息，可自定义增加项目。通过添加案卷，对其进行修改、删除、封卷、拆卷等功能选择，清新明了建立一个档案室。

　　档案设置：对档案进行设置，可设置档案室列表，内目，文种，保管期限，可选择显示档案文件，或添加、新建档案室整理文件，方便对档案的管理

　　选择档案管理系统需要注意哪些

　　档案管理看似轻松简单，却又是不可或缺的基础性工作。档案记录下公司发展过程中的真实面貌，延续企业的文化及历史；又能帮助业务部门以档案材料为依据，吸取过往经验及教训，做出合理决策。

　　1、档案管理资料资料存储的安全性，房产开发商有没有自己的独立的大数据中心？以及是否存在备份资料，以便于在发生系统的异常时，进行资料资讯的安全搜寻；

　　2、档案管理系统管理文字文件资料的内容是否整合，与不相容的自动检索相关文字文件，以及转换为各种资料图，便于管理部门及时掌握各个流程情况，便于及时调整。

　　3、档案管理的控制面板能否协同工作，能否根据公司需求或自身的角色特点自行设定程式模组；

　　4、档案管理制度与向其它工作人员和第三方平台用户分享文件资料的内容以及将文件资料的内容从第三方平台向该系统软件进行升级；

　　5、档案管理系统有没有管理权限等级，可以根据不同的客户设置不同的管理权限，不同的用户可以根据不同的文件进行不同的检索和撰写工作，可以对公司较为敏感的信息进行合理的保护。

　　档案管理系统的重要性

　　无论是大型企业还是小型企业，在企业中都会有很多的纸质文档或者是以其他形式存储的文档，而如何管理这些文档是最让企业的管理人员头疼的事情，文档的归类、查找、检索、保存、遗失都是经常发生的事情，因此一个档案管理系统对于这些管理人员来说是非常重要，那么引进档案管理系统就很有必要了。

　　1：避免因经济纠纷而遭受财产损失

　　听过很多因为没有保留档案材料，而发生经济纠纷的例子。比如，历史上形成的应收款，很多因为没有保留必要的档案材料，导致无法收回；又如，在处理占地问题时，没有档案做凭证，就要缴纳占地税；再如，在劳动纠纷当中，企业不能提供有关证据，也会遭受巨大的经济损失……

　　这是企业在档案管理中的首要诉求，企业希望通过档案管理系统收集、管理在经营工作中所产生的各种凭证，以便合法、合规保障企业利益。

　　2：沉淀企业知识，实现可持续发展

　　现在很流行一个词叫乌卡时代，VUCA。这四个字母代表四个特征：不稳定、不确定、复杂、模棱两可。对于企业而言，同样处在很大的不确定之中，员工更新换代很快、技术更新换代很快、市场需求日日常新，如何在变化的时代，构建自己的确定性？企业家们从战略的角度出发，选择引进档案管理系统，向知识型组织转型升级。

　　在众多的沟通中，我们发现大家对知识的定义其实很广，不仅包括日常工作的表单、文件、资料等肉眼可见的资料，还包括存在大家头脑中的资源，包括日常的思维碰撞与交流，大家都希望能够将它们很好地存储下来。

　　3：解放双手，提高档案管理效率

　　在引入档案管理系统之前，档案管理是如何运作的呢？少部分企业，日常不太关注档案管理工作，通常是到了某一个时间段想起来，集中进行处理，特别痛苦。其他大部分企业，日常就有档案管理的习惯，不过从档案的接收与征集、到档案的整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等全部都靠人工来完成，需要投入大量的人力、物力和财力。

　　企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及安全利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。