档案管理系统是档案管理的一种新型管理方法，但是对于没有接触过系统开发的朋友来说，它的功能一直都是神秘的，那么今天，福利来了。本文将为您分享“档案管理系统”功能的详细介绍，看完记得偷偷保存起来。

　　管理系统另一层含义上，可以看作成很多功能的一个整合，系统里的功能都是相辅相成的，每一项功能都有自己的独特之处，高效率也是从功能的实用性开始的。

　　（一）多种浏览方式

　　档案管理系统与传统手工管理的显著差别，也就是这个功能带来的方便性了。因为档案的类型错综复杂，但是每一个部门都希望可以利用档案，那么浏览的方式就极为重要了。

　　正好，系统提供了多种档案浏览的方式，使得信息可以用不同的方式展现在各个部门的工作人员手中，比如档案人员可以通过分类的方式查看，但是工程部的人员就可以通过图纸类的方式进行查看，这样一来就大大提高了工作的效率。

　　（二）分类查看

　　因为系统在存储档案时，会建立一个统一的数据库，所有的档案信息都会存在数据库中，这样就可以做到“数出一门”

　　要做到高效率的目标，系统提供了分类查看的功能，可以根据档案的分类、归档的部门、存储的日期、保密等级等条件，进行单个分类的查看。

　　同时还可以自己选择查看的方式，图标、缩略图或者仿真页面都可供选择。

　　（三）自定义录入页面

　　每个人的操作习惯不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人统一是一件不小的工程，那么在不耽误效率，又可以让每个人做到舒适快捷。

　　系统提供了自定义页面的功能，可以根据自己的操作习惯来设置自己的界面，这样一来，每个人都可以使用自己习惯的页面，保证工作效率。

　　档案管理系统原则

　　档案管理系统作为新型的档案管理方法，已经为很多的单位带来了效益，那么它的管理原则，与档案实体管理的原则相比，到底是承接？还是像有人说的那样，彻底改变了呢？

　　在档案实体管理中，原则主要分为三点，接下来我会一一进行解析，以档案实体管理原则为主体，与档案管理系统原则进行对比。

　　一、来源原则

　　所谓来源原则，顾名思义，就是围绕档案形成的来源进行管理。在实际中，指的是把同一机构或个人形成的档案作为整体，进行管理的原则。这项原则也是纸质档案管理中的基本原则。

　　但是，自从档案开始转型电子化后，来源就分为了很多种，例如形成目的、形成时间、过程等等，都可以算作档案的来源。这样一来，无疑是为档案管理增加了难度。

　　可“档案管理系统”却可以胜任这份工作，它可以将每一份档案的来源进行分类，然后进行管理。档案管理系统也同样遵循着“来源原则”，这就是承接。

　　二、全宗原则

　　也许有很多人听过全宗理论，但却不知道具体指的是什么，其实在档案行业标准中，全宗的意思是指“一个机构、社会组织形成的，具有联系的档案整体”，也就是将“来源原则”具体实现。

　　而“档案管理系统”同样承接了这一原则，“档案管理系统”会将每一个机构生成的档案整合起来，然后让档案之间产生联系，为之后的档案管理工作提供了巨大的帮助。

　　三、简单与便捷利用原则

　　一般情况，按照上述两原则进行管理后，在保持着档案之间有联系时，采用科学有效的方法，就可以实现档案的简单保管与方便利用。但是在特殊情况下，这两者就会出现矛盾。

　　比如一些保密性高、载体特殊的档案，就很难去保管与利用，但是“档案管理系统”很巧妙的解决了这一矛盾，在既没有违背理论的情况下，又可以解决矛盾，这就是改变。

　　其实档案管理系统的很多管理原则，都没有与实体管理的原则产生分歧，反而更好的承接了优点，然后更多的去优化，为档案工作提升效率。

　　为什么选择档案管理系统

　　随着现代企业管理的发展，档案资源在企业的发展中有着独特的重要性，是企业珍贵的资产之一。但是传统的档案管理手法一直都采用人工管理，不仅效率低，在安全性、存储性、利用性上都有着很多的弊端。

　　对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。所以企业想要可持续的发展，就需要一个贴合时代的高效管理方式。

　　在现在的企业日常活动中，都会产生大量的需要归档的文件，在缺乏系统性的管理情况下，很容易造成文件收集困难、后续管理极为麻烦。而这样就很大可能造成档案的丢失和损坏。这样一来利用率就会变得低，档案的价值就难以挖掘。

　　所以企业寻求更高更长久的发展就要构建一套符合企业的档案管理系统，对现有的档案进行管理并有效利用，在融合当前的工作基础上，大大提高档案管理工作的效率。

　　档案管理系统的作用

　　首先，档案管理系统保存和利用企业的大量数据，实现共享和增值。企业从成立到发展，涉及到科技图纸、文件资料、财务报表、人事资料、资信证明、科技成果等大量信息，其中包括文件、报表、财务报表、财务档案的管理是组织、保存和利用这些资料。

　　在市场经济时代，企业家的决策应该以各种信息、数据和信息为基础。要做好这项工作，企业需要收集各种信息。对于决策而言，信息与人才和资本同等重要，有时甚至更为重要。

　　中小企业档案管理系统普遍薄弱

　　主要原因是所有者的档案意识不强，管理方法原始，甚至连档案知识都没有，更不用说档案的使用。有的甚至使用档案很原始，忽视档案为企业文化、形象、精神等方面的第二个深层发展。

　　企业管理者必须树立知识档案管理思想

　　企业要根据自身需要建立科学的档案管理系统体系，包括各类文件、资料、档案、保密、出借、销毁等的归档和分类。

　　为了促进知识共享，鼓励知识创新，提高知识价值，我们应该有效识别、收集、处理和充分利用企业内部和外部的信息和知识。利用企业的集体智慧，提高企业的适应能力和创新能力，是提高企业创新能力的重要途径。

　　档案管理系统对业务开发有特殊影响

　　企业档案的档案管理是指企业在各种商业和生产活动中形成的不同形式的历史记录，如文字，图标和声音，对社会，国家和企业具有保护价值。在日常工作中，公司注重各种文件资料的形成和积累，并根据具体要求进行科学分类，统一管理各部门和员工档案，使文件得到有效利用。