档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。档案管理系统一般分为实体档案和电子档案两种：

　　电子档案：使用传真机、扫描仪、数码相机等，通过电子影像采集技术存储在电子档案库中，可通过线上方式储存、借阅、审批、管理等一系列操作。

　　实体档案：文件收集、系统建档、资料存档，一般都会有相对应的储存地址档案储存室、档案密集架等等，系统线上审批，线下借阅、管理等操作。

　　档案管理系统通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

　　档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

　　档案管理系统解决方案

　　随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，档案信息管理系统的实施在技术上已逐步成熟。管理信息系统是一个不断发展的新型学科，任何一个单位要生存要发展，要高效率地把内部活动有机地组织起来，就必须建立与自身特点相适应的档案信息管理系统。

　　(1)目标及功能

　　学生档案管理系统要实现的目标是为该校提供全面的学生学籍管理的解决方案，以解决传统人工管理方式效率低、保密性差，不利于查找、更新和维护的问题，极大地提高学生档案管理的效率，节约教育经费，以适应学校信息化建设的发展趋势。

　　具体目标如下：

　　①提高学生档案管理的效率，节约管理成本，增强学生管理的安全性。

　　②满足教育管理单位、学生管理人员和学生的不同层次和不同方面的需要。

　　③为学校将来的整体信息化建设提供必要的支持。

　　总之，通过该系统的建设来提高学校学生档案管理效率，使得学校的发展能够适应当前的教育信息化建设的总体发展趋势。

　　因此，开发一个功能完善、操作简单、界面友好、有针对性的学籍管理系统对学校、乃至社会都是非常必要，非常有意义的。

　　(2)研究内容

　　系统由一台WEB服务器、SQL Server2000数据库服务器和众多客户端工作站构成,采用为BrowseServerDatabase三级框架结构，使用JSP编程，实现学生档案管理,该系统有以下五个功能模块：

　　①系统管理员管理。该模块主要包括系统用户数据的录入、修改、删除等；

　　②学生信息管理。该模块主要包括以下几个子模块。

　　浏览学生。可以查看学校所有学生信息。

　　修改信息。填写个人信息出错，可以通过该功能修改基本信息（可录入）。

　　添加学生。管理员通过该功能对新生的录入。

　　删除学生。对历届毕业生（已毕业）的信息，先进行保存档案，再删除。

　　③课程信息管理模块。

　　显示所有课程：该页面可以进行修改和删除。

　　添加课程：管理人员对新加的课程进行录入。

　　课程成绩查询：学生直接点查看成绩，就能显示成绩。管理员通过输入学号查看成绩。

　　选课情况管理。该模块主要包括以下几个子模块：

　　显示选课：学生添加选修课(最多3门)。管理员通过查看选课可以进行修改和删除。

　　查看选课：学生进查看选修的课程。管理员课程号来查看选课情况。

　　添加选修课：管理员对新添加的课进行录入。

　　档案管理系统标准

　　档案管理系统标准是指规范化的档案管理系统设计和实施要求的标准化文件。它明确规定了档案管理系统的功能、数据、流程、安全和质量等方面的标准，旨在提高档案管理的效率、透明度和可信度。以下是关于档案管理系统的标准：

　　1.功能标准：

　　档案管理系统需要具备一系列的基本功能，如档案收集、整理、分类、检索、借阅、归还等。

　　功能标准旨在规范这些基本功能的实现和操作，确保系统的稳定性和可靠性。

　　2.数据标准：

　　档案管理系统需要存储大量的档案信息，这些信息需要按照一定的标准进行组织和管理。

　　数据标准包括档案元数据、档案文件的组织结构、文档格式、数据质量等方面的要求，确保档案信息的完整性和准确性。

　　3.流程标准：

　　档案管理涉及到多个环节和流程，如档案收集、整理、审核、归档等，这些流程需要按照一定的标准进行设计和实施。

　　流程标准包括流程图、标准操作规程、流程控制等要求，确保档案管理系统的流程规范化和可控性。

　　4.安全标准：

　　档案管理系统需要保障档案信息的安全性，防止信息泄露、损失等风险。

　　安全标准包括用户权限管理、数据备份、安全审计、系统日志等要求，确保档案信息的保密性和完整性。

　　5.质量标准：

　　档案管理系统需要满足一定的质量要求，包括系统稳定性、性能、可维护性等方面。

　　质量标准包括系统测试、验收标准、维护规程等要求，确保档案管理系统的质量和可靠性。

　　档案管理系统标准覆盖了档案管理系统的功能、数据、流程、安全和质量等方面的要求，旨在提高档案管理的效率、透明度和可信度。通过遵循标准化的档案管理系统设计和实施要求，可以确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高档案管理工作的效率和质量。

　　档案管理系统作用

　　档案信息管理系统是对人事档案进行管理、存储和使用的一种软件。它的核心是通过对各类人员的资料进行集成，并通过一系列的功能模块来实现对人员的个人资料的有效管理。文章对该系统的具体功能、功能以及系统的成本等进行了较为详尽的说明。

　　1、提高工作效能：人员资料登记与管理系统可实现人员资料的自动录入与管理，大大提高了HR人员的工作效率，降低了烦琐的人工作业。

　　2、增强数据精度：该系统能够对人员资料进行自动登记与管理，降低了人工失误的几率，并增加了资料的精度。

　　3、节约人力：通过对系统进行智能加工，可以降低人力资源部的人力开支，降低企业人力成本。

　　4、为企业决策提供决策依据：该平台具备各类报告及分析资料，辅助企业进行决策。

　　5、增强安全性：该软件对个人资料进行了全面的权限管理，仅允许被指定的人才可以对其进行存取或更改，从而增强了个人资料的安全性。

　　总之，档案管理系统通过提高工作效能、增强数据精度、节约人力、为企业决策提供决策依据以及增强安全性等方面的作用，为组织提供了高效、安全、可靠的档案管理解决方案。通过利用档案管理系统，组织能够更好地管理和利用档案信息，提高工作效率和质量。