无论是大型企业还是小型企业，在企业中都会有很多的纸质文档或者是以其他形式存储的文档，而如何管理这些文档是最让企业的管理人员头疼的事情，文档的归类、查找、检索、保存、遗失都是经常发生的事情，因此一个档案管理系统对于这些管理人员来说是非常重要，那么引进档案管理系统就很有必要了。

1：避免因经济纠纷而遭受财产损失

听过很多因为没有保留档案材料，而发生经济纠纷的例子。比如，历史上形成的应收款，很多因为没有保留必要的档案材料，导致无法收回；又如，在处理占地问题时，没有档案做凭证，就要缴纳占地税；再如，在劳动纠纷当中，企业不能提供有关证据，也会遭受巨大的经济损失……

这是企业在档案管理中的首要诉求，企业希望通过档案管理系统收集、管理在经营工作中所产生的各种凭证，以便合法、合规保障企业利益。

2：沉淀企业知识，实现可持续发展

现在很流行一个词叫乌卡时代，VUCA。这四个字母代表四个特征：不稳定、不确定、复杂、模棱两可。对于企业而言，同样处在很大的不确定之中，员工更新换代很快、技术更新换代很快、市场需求日日常新，如何在变化的时代，构建自己的确定性？企业家们从战略的角度出发，选择引进档案管理系统，向知识型组织转型升级。

在众多的沟通中，我们发现大家对知识的定义其实很广，不仅包括日常工作的表单、文件、资料等肉眼可见的资料，还包括存在大家头脑中的资源，包括日常的思维碰撞与交流，大家都希望能够将它们很好地存储下来。

3：解放双手，提高档案管理效率

在引入档案管理系统之前，档案管理是如何运作的呢？少部分企业，日常不太关注档案管理工作，通常是到了某一个时间段想起来，集中进行处理，特别痛苦。其他大部分企业，日常就有档案管理的习惯，不过从档案的接收与征集、到档案的整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等全部都靠人工来完成，需要投入大量的人力、物力和财力。

企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及安全利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。

档案管理系统需要注意哪些

档案管理系统的实施和部署是一个关键且复杂的过程，对于组织的档案管理效率和准确性起着至关重要的作用。在实施和部署过程中，需要充分考虑多个关键因素，以确保系统能够顺利运行，并满足组织的具体需求。

I.需求分析和规划

确定业务需求：详细了解组织的档案管理需求，包括档案类型、存储容量、权限控制等。

制定实施计划：明确实施时间表、人员分工和预算，确保项目按计划进行。

II.技术选型和系统定制

选择合适的系统：根据组织需求，评估市场上的不同档案管理系统，并选择最适合组织的系统。

定制化配置：根据组织的具体要求，对系统进行必要的定制化配置，以适应组织的档案管理流程和业务需求。

III.数据迁移和整合

数据清理和整理：对现有的档案数据进行清理和整理，确保数据的完整性和准确性。

数据迁移和转换：制定数据迁移策略，将现有的档案数据无缝地迁移到新的系统中，并确保数据的格式和结构一致性。

IV.用户培训和变革管理

用户培训：提供系统操作培训，确保用户熟悉系统的功能和使用方法，提高工作效率。

变革管理：与用户密切合作，解释档案管理系统的好处，帮助他们适应新的工作流程和文化。

V.安全性和合规性考虑

数据安全和隐私保护：确保档案数据的安全性和机密性，采取适当的安全措施，如权限管理和加密技术。

合规性要求：确保档案管理系统符合相关的法规和标准，如GDPR、HIPAA等。

VI.技术支持和维护

技术支持合约：与供应商签订明确的技术支持合约，确保系统问题能够及时得到解决。

定期维护和升级：制定定期的维护计划，包括系统升级、漏洞修复和数据备份，确保系统的稳定性和可用性。

在档案管理系统的实施和部署过程中，需求分析和规划、技术选型和定制、数据迁移和整合、用户培训和变革管理、安全性和合规性考虑，以及技术支持和维护等关键因素至关重要。仔细考虑和妥善处理这些因素，可以确保档案管理系统的成功实施和高效运作。通过有效的档案管理系统，组织可以提高档案管理的效率、准确性和安全性，推动组织的数字化转型并为持续发展奠定坚实基础。

档案管理系统的特点

档案管理系统作为新时代的科技产品，其高效、快捷、方便的特点使档案部门的工作量减少了很多，那么对于没有使用过的朋友来说，对于系统的了解就是懵懵懂懂的，那么下面我就为大家分享一下档案管理系统的特点。

现在的档案工作多数都还停留在传统的手法上，这样已经赶不上时代的发展了，而档案管理系统的特点，真的要比传统手法的效率高的太多了。

（一）开放性

在使用了“档案管理系统”以后，档案信息都会存储在一个大大的数据库里，而这些四处采集来的信息，会根据系统的规范，存储起来。这样对于以后的数据交换，就非常方便。

就像是现在使用的金钱一样，到什么地方用钱都可交换到自己想要的东西，数据也是一样的。如果不想转换数据的格式，在条件允许下，也可以保持原来的格式。这点就要比传统的方法，轻松了很多。

（二）容错性

系统有很人性化的流程指引，在你使用它的时候，如果输入错误信息、操作不当，系统会给予你提示，帮助你完成正确的操作。

这个就像我们去医院或者超市，都会有一个咨询台，里面的人员会一步一步告诉你，你想要的物品在哪里，而系统就自带了这样一个角色，不用再担心自己因为不会操作，而产生错误了。

（三）系统安全性

这个是我在使用时，觉得超级好的特点了，真的就是全方位保证了系统内信息的安全，不止是内部，甚至连外部的硬件都会有安全的设置。真的让人用起来特别的踏实。

有一次我就是因为错误的操作，导致了一些数据丢失，那个时候我都觉得要完蛋了，数据没了去哪里找啊。

但是系统居然给我发送了提示，说发现了一次错误操作，是否选择恢复数据，我当即选择了恢复，最后数据都还原了，不得不说系统给用户的安全感是真的高。