为什么要选择一款档案管理系统，也就大概能清晰地知道适合自己的档案管理系统是什么样的。为此，在众多的客户需求中，我们挑选了档案管理需求榜TOP3，分享给您，希望能帮您提供一些挑选的维度。

　　引进档案管理系统理由1：避免因经济纠纷而遭受财产损失

　　听过很多因为没有保留档案材料，而发生经济纠纷的例子。比如，历史上形成的应收款，很多因为没有保留必要的档案材料，导致无法收回；又如，在处理占地问题时，没有档案做凭证，就要缴纳占地税；再如，在劳动纠纷当中，企业不能提供有关证据，也会遭受巨大的经济损失……

　　这是企业在档案管理中的首要诉求，企业希望通过档案管理系统收集、管理在经营工作中所产生的各种凭证，以便合法、合规保障企业利益。

　　引进档案管理系统理由2：沉淀企业知识，实现可持续发展

　　现在很流行一个词叫乌卡时代，VUCA。这四个字母代表四个特征：不稳定、不确定、复杂、模棱两可。对于企业而言，同样处在很大的不确定之中，员工更新换代很快、技术更新换代很快、市场需求日日常新，如何在变化的时代，构建自己的确定性？企业家们从战略的角度出发，选择引进档案管理系统，向知识型组织转型升级。

　　在众多的沟通中，我们发现大家对知识的定义其实很广，不仅包括日常工作的表单、文件、资料等肉眼可见的资料，还包括存在大家头脑中的资源，包括日常的思维碰撞与交流，大家都希望能够将它们很好地存储下来。

　　引进档案管理系统理由3：解放双手，提高档案管理效率

　　在引入档案管理系统之前，档案管理是如何运作的呢？少部分企业，日常不太关注档案管理工作，通常是到了某一个时间段想起来，集中进行处理，特别痛苦。其他大部分企业，日常就有档案管理的习惯，不过从档案的接收与征集、到档案的整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等全部都靠人工来完成，需要投入大量的人力、物力和财力。

　　企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及安全利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。

　　地籍档案管理系统功能

　　档案管理一直是企业管理不可或缺的组成部分，特别是企事业单位和政府单位。在OA系统应用日渐风靡的今天，OA档案管理系统日渐成型并趋向成熟。那么OA档案管理系统具体有哪些功能呢？下面我们档案管理为例，一起了解档案管理系统。

　　档案管理支持档案管理、档案整理、档案借阅、案卷管理、档案设置等功能，实现文档一体化，建立公文管理和档案管理有机衔接。

　　发文、收文管理：支持文件拟稿、审核、批示、流转和签发等，收文和发文自动衔接，通过流程审批实现公文在各处室承办后进行归档。

　　档案借阅：对每次的文档借还进行记录，确保档案有借有还。根据各门类档案，通过系统上设置档案资料的借阅登记表，发起借阅申请流程，可以记录档案借出与归还日期、借出标志、借用部门、借阅人等情况。决策者可有审批权限，禁止向无关人员泄露或向外公布档案内容。

　　档案管理：可收集、整理、查看、归档、著录和统计等功能，绑定多种业务引擎功能，全面管理档案文件的流向，支持并发流程、子流程和回流流程，以满足客户档案管理的需求。

　　案卷管理：可录入文档分组、文档编号、文档名称、文档类别、文档保密等级、文档存放位置、登记日期、登记人等信息，可自定义增加项目。通过添加案卷，对其进行修改、删除、封卷、拆卷等功能选择，清新明了建立一个档案室。

　　档案设置：对档案进行设置，可设置档案室列表，内目，文种，保管期限，可选择显示档案文件，或添加、新建档案室整理文件，方便对档案的管理

　　地籍档案管理系统建设标准

　　企业档案室建设标准和要求主要包括以下几个方面：

　　1.建筑设计和装修：企业档案室应选择符合防火、防潮、防虫、防盗等要求的场所，并进行专门的建筑设计和装修。其中，尤其需要注意地下室的防潮措施。

　　2.环境控制：需要根据不同档案资料的储存需要，对档案室内的温度、湿度、光线、空气通风等因素进行调控。同时，需要选择合适的材料和设备进行隔音、降噪等处理，以确保档案资料得到良好的保存。

　　3.安全措施：企业档案室需要安装符合标准的防火、防盗、防水系统，并建立完善的安全管理体系，确保档案资料的安全性。

　　4.档案管理系统：需要建立健全的如专久智能档案管理系统，包括档案编目、存储、借阅、销毁等环节的规范化管理，以便于档案资料的管理和维护。

　　5.培训和教育：需要对档案管理人员进行培训和教育，提高其档案管理和维护能力，确保档案资料得到有效管理和保护。

　　总之，企业档案室建设需要坚持规范化、标准化的原则，确保档案资料的安全、可靠、便捷地被管理和利用。

　　档案管理系统实行问题应该怎么解决

　　目前“档案管理系统”已经成为了档案部门迎接新时代的首要选择，但系统毕竟是科技的新型产物，突然让人们改变自己的习惯去接受新事物，总是需要过程，而在过程中就会出现问题，今天就分享一下我是怎么方便有效的解决这些问题的。

　　对于“档案管理系统”实行中的问题，解决方法众说纷纭，始终没有准确的方法，所以为了解决这些问题，我将我解决问题的经验汇总分享出来，希望可以帮助大家。

　　（一）足够大的系统框架

　　因为“档案管理系统”是要面对全国的，所以面对的事物的种类是多种多样的，如果系统的框架格局不够，那局限性就很低，况且档案信息都是要存进数据库的，如果数据库不够大，那要怎么容纳信息呢。

　　这与使用水桶装水是一个道理的，如果水桶的高度不够，那么水就装的少。对于系统也是一样，如果框架不够大，就不能满足多种多样的需求了。

　　（二）宣传工作

　　这里大家可以想一下，我们接收外来的新事物是从哪里看到的？大多数都是电视、广告、手机消息等等。然后看到了这些信息，才知道有了这么多新东西，再简单一点就类似于新闻。

　　所以啊，“档案管理系统”也是新事物，想让它走进人们的视野，让人们认可它，并且知道它带来的好处，就需要不断的宣传，让员工对它不陌生。使用起来就会事半功倍。

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　　（三）科学制度以及人员培养

　　档案工作已经成为了重要的工作部分，所以不能马虎办公，更不能应付了事。所以制定科学、有效、完整、可行性高的制度对整个工作的实行，都有不可忽视的好处。

　　诶，那么工作顺利进行了，下一步是什么呢？没错，就是人员问题。

　　目前不知道大家有没有注意这样的情况，随着时代的进步，具有专业性且懂得计算机操作的人变得很稀少，所以呢我们要对档案工作人员加强培训，使人员可以快速的跟紧时代，发挥自身的价值。

　　总结一下

　　一、系统框架要大：因为使用“档案管理系统”的人群不在少数，所以系统需要足够大的框架来满足各种企业类型的需求。

　　二、宣传工作要好：良好的使用“档案管理系统”前提是要接受与不排斥，所以要对员工进行宣传，知道它的好处，才会有利于系统的投入使用。

　　三、制度与人员培训：系统是靠计算机操作的，所以要有一定的计算机操作能力与知识储备，所以对人员的培训不能落下，让员工充分发挥自己的价值。