当下社会和企业正在逐渐的更新换代并且快速发展，这样就对档案管理工作提出了新的挑战。引进新技术新设备来提高档案管理效率成为了档案管理不得不面对的一个新挑战。

而信息化和网络技术的脱颖而出，就能够让企业人员从繁忙的手工档案管理中解放出来，做一些更有技术含量有意义的工作，这就是档案信息化管理的好处。

档案管理系统的搭建和不断改进，会使管理工作发生翻天覆地的变化，它改变了过去传统的手工管理的流程，减少了档案人员对于档案管理的压力。通过建立档案数据库，所有档案都能够直接通过电脑系统查询，而不再需要手工检索人员。

档案管理系统不仅优化了档案工作流程，还提高了档案文件索引的速度，同时解决了之前存在的问题。对于档案系统的开发和搭建，改变了之前的工作方式，由传统的档案到电子化存储信息，加强档案数据的安全存储。

与此同时，由于信息化技术的出现，查阅档案文件多数时候不需要直接查看原始纸质文件，这样也非常有利于保护原来的存档文件。

从技术角度来看，如今的信息化技术已经越来越完善，完全能够满足企业档案管理系统对计算机技术的要求。从经济角度来看，档案管理系统的搭建有利于企业日常的无纸化办公，进而节省办公纸张费用而且也很环保，同时也节省了人力和物力。

非常有助于提高档案部门的效率。总而言之，一个企业有一个非常成熟的档案管理系统，那将会给企业带来很多的价值，也减轻了档案工作人员的工作量，把工作重心移到更重要的事情中去。

住房档案管理系统的要求

元数据作为电子文件归档的重要组成部分，也应一并进行归档。包括基本信息和办理信息。基本信息主要包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级、页数、备注等。办理信息指记录文件拟制、办理等业务行为的数据，如发文的起草、审核、复核、签发、用印、核发等，收文的签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等。元数据格式采用XML格式，可根据实际情况对元数据的要素进行取舍考虑，但基本要素必须齐全。

由于电子文件对系统的依赖性特点，电子文件的归档管理还表现为对系统功能的完善，机构使用的办公系统或业务系统应根据电子文件形成特点设置符合归档要求的功能。办公、业务系统首先应能确保基于办公、业务活动产生的办理信息得到有效记录，形成完整的电子文件，在业务办理过程中齐全、完整地收集电子文件及其元数据，包括重要文件形成过程的办理信息。系统应能满足内置档案分类方案和整理规则需要，在电子文件形成和流转办理的过程中完成分类、划分保管期限、命名、编制档号等整理活动。建议在业务办结环节设置电子文件归档功能，与归档电子文件相关的纸质文件进行数字化扫描录入办公、业务系统，纸质文件一并归档。存储电子文件采用符合国家标准的文件格式，确保其能够长期有效读取。系统还须对电子文件的形成、流转、归档等环节进行的所有操作进行跟踪、审计，根据实际情况进行授权管理。涉密信息和数据应当按照保密规定通过涉密信息系统进行采集、存储、处理、传递、使用和销毁，未建设涉密信息系统的，应当通过涉密计算机管理涉密信息和数据，信息交换、传输应当符合保密规定。

归档后的电子文件应有专门的电子文件管理系统或数字档案室系统对其进行规范化管理。归档电子文件的保管要按照国家信息安全等级保护标准建立信息系统和信息内容安全防护体系，定期对电子文件的保管情况、可读取情况等进行测试、检查，发现问题及时处理，运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，将其及时迁移、转换，实行备份制度，根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件，反映电子文件保管、利用过程的相关信息进行记录和保存。

住房档案管理系统成本

住房档案管理系统成本主要包括以下几个方面：

1.硬件成本：包括服务器、存储设备、网络设备等硬件设施的购买和维护成本。

2.软件成本：包括操作系统、数据库管理系统、档案管理软件等软件的购买和授权费用。

3.人力成本：包括系统管理员、档案管理员等相关人员的薪酬和培训成本。

4.数据采集和整理成本：将纸质档案转换为电子档案所需的扫描、录入、校对等工作的成本。

5.系统定制和集成成本：根据用户需求进行二次开发、与其他系统集成的成本。

6.维护和升级成本：包括系统的日常维护、故障排除、安全防护以及软件升级的成本。

7.备份和恢复成本：为防止数据丢失，需要定期进行数据备份和恢复，这也会产生一定的成本。

8.数据存储成本：随着时间推移，住房档案数据量不断增加，需要足够的存储空间来存储这些数据，因此会产生数据存储成本。

总结起来，住房档案管理系统成本包括硬件成本、软件成本、人力成本、数据采集和整理成本、系统定制和集成成本、维护和升级成本、备份和恢复成本以及数据存储成本。在实施住房档案管理系统时，需要充分考虑这些成本因素，并制定合理的预算和计划。

住房档案管理系统的优点

档案信息管理系统是对企事业单位人员信息进行有效地管理与维护的一套软件。该系统把有关人员的个人资料，工作经历，培训记录，绩效考核，薪酬等信息，都保存在系统里，便于人事部门迅速地查找和管理这些信息。档案信息管理系统具有以下几个基本功能：

1.人员基本资料的管理：包含人员基本资料、工作地点及联络资料等。该软件具有对人员岗位调整、晋升或离职等功能。

2.训练档案的管理：对所参与的各类训练行为及结果进行纪录，协助人事主管做出诸如业绩考核及职位提升等决定。

3.业绩考评管理：将考评结果及考评官的评价记录下来，供考评及薪酬调节之用。

4.薪酬管理：负责公司各岗位人员工资待遇的统计，包括基本工资，奖金，津贴等，便于人事部门对薪酬进行有效的控制及支付；

5.文件存放与查询：人员文件采用电子化格式存放，便于查询与查询，减轻了传统纸张文件的处理负担。

6.数据处理功能：能自动产生各种不同的报告及统计资料，辅助HR人员进行资料的分析与决策。

档案信息管理系统的优势在于：

1.提高了工作的效率：采用电子文件的方式，大大降低了文件的工作量，缩短了文件的制作周期，从而大大地提升了工作的效率。

2.改进资料精度：在常规的纸张文件中，文件易被破坏或遗失，而使用电子文件，可以更好地对雇员个人资料进行保护与保管，并改善资料的正确性与安全度。

3.易于查询与管理：档案信息管理系统能够快速准确地查询到人员相关情况，有利于人事部门对其进行有效的管理与决策。

4.便利资讯分享：档案信息管理系统能达成资讯分享，各单位之间能彼此查阅及分享人员资料，加强企业内之合作与交流。

总的来说，档案信息管理系统是一种高效方便的管理手段，有助于企业对人员的档案资料进行有效的管理与维护，从而提升工作的有效性与精确性，实现了信息的共享与集成。