“档案管理系统”有什么优势呢？为什么用过的人工作都轻松了好多？诶，问到了点子上，既可以让企业拥有良好发展前景，又让员工高效轻松办公的“档案管理系统”有什么优势与特点呢？

　　这期我就为大家整合一下“档案管理系统”的优势特点，而且还是我身边的好朋友的反馈，他们都受益于“档案管理系统”，有员工也有老板。

　　档案管理系统“特点”

　　（一）简单快捷的维护

　　系统中有简单快捷的维护功能，简单来说，就是系统会把存储的信息，进行自动的整合、分类以及备份处理，并可以撤回，就像是悔棋一样。做错了有什么大不了的，我重来一次就好了。

　　这里说说我的朋友，有一天员工因为误操作，导致了系统内的信息全乱了，把那个员工吓惨了，等他知道的时候，已经修好了。后来才知道竟然是一个刚入职的小工修好的，因为他发现了系统中的维护功能，就点击了一下就修好了，据说高兴坏了。

　　（二）方便操作

　　系统的操作页面设计，清晰简洁，而且还可以自己设置。可以让每一位用户都能简单的上手操作，我们公司档案部门的主管大妈，都已经快50啦，学了几天，用的可灵巧了。

　　正是因为这个特点，才可以让听起来复杂，充满科技气息的“管理系统”做到人人都可轻松上手。

　　（三）拓展包含性

　　这个特点是我个人以及很多企业都很喜欢的，简单来说，系统可以随着你的想法和使用，添加你想要的功能，就类似于浏览器的插件一样。

　　在使用过程中如果发现了什么麻烦的操作，可以想到简单的功能添加，这样一来这种麻烦的工作就可以变得超级轻松，怎么样，有没有心动呢？

　　总结一下

　　一、快捷维护：系统可以将存储的信息，进行整理、分类还有备份，如果你的操作失误，可以返回重新做一次。不用担心会因为特殊情况而导致信息丢失、残缺等。

　　二、方便操作：系统操作页面非常人性化，极大限度的减少了页面的复杂性，做到一眼就可以看到自己想要的功能。

　　三、拓展包含：可以说系统有很高的可塑性，初期如果系统的功能没有你想要的，可以在进行添加，直到把他打造成独一无二的符合自己工作的系统。

　　其实这些特点只是“档案管理系统”的冰山一角，还有很多有趣、方便的特点等你去探索和使用呢。

　　档案管理系统应用方面

　　随着数字化时代的到来，越来越多的企事业单位已经开始将传统的纸质档案转换为数字档案，这不仅可以减少纸张的消耗，节省空间和成本，同时也实现了档案信息的共享和高效管理。在这样的需求背景下，数字档案管理系统推广正在如火如荼地进行。

　　数字档案管理系统是一款专业的数字档案管理软件，主要适用于各种大型企业、政府机构、学校和医院等机构，其应用场景包括但不限于以下几个方面：

　　1.企业档案管理：对于各种企业来说，数字档案管理系统可以帮助企业将所有的重要档案进行数字化处理，并将其存储本地服务器或云端，以便于各部门之间的共享和查阅。

　　2.政府机构档案管理：对于政府机构来说，数字档案管理系统可以帮助政府机构数字化保存各类行政管理档案，包括政策法规、人事管理、社保保险、公文处理等。

　　3.学校档案管理：在学校中，数字档案管理系统可以对各种学生档案进行数字化保存，包括学籍管理、课程成绩、奖惩记录等，以提高学校工作效率和服务水平。

　　4.医院档案管理：数字档案管理系统可以帮助医院移动化收集病历、检查报告、处方明细等信息，并对这些信息进行数字化处理，以方便医院各科室之间的协作和患者历史档案的追溯。

　　总之，数字档案管理系统应用场景广泛，可以为各种机构提供高效、安全和可靠的数字档案管理解决方案，这些方案将大大提高机构工作流程的效率，降低了机构的管理成本，同时也保证了机构的信息安全，是组织机构必备的一款软件。

　　档案管理系统应该有的内容

　　档案管理系统是基于B/S结构的，通过这个平台，可以使数据与数据、信息与信息的密切联系和使用，为用户提供海量的数据、档案和信息的网络查询，从而达到“即用即查，即取”的目标，大大提高工作的信息化水平和工作效率，为全面打造互联、互通、共享、共赢的大数据“云管理”体系打下坚实的基石。

　　系统特点

　　1、建设满足文件管理和使用需要的管理系统；

　　2、实现文案目录资料的统一管理和分库建设；

　　3、实现文案目录资料分库建设、管理与利用；

　　4、实现按机构、年度、保管期限和主体分类的目录数据分库建设；

　　5、实现建设以文档为主线的期刊全程跟踪分析机制。

　　主要功能

　　文件管理的主要内容包括：分类管理，文件管理，密级管理，原文管理，检索管理，查询请求，查文响应，工作流管理，用户管理，权限管理，日志管理，数据挖掘等。

　　管理价值

　　本系统严格按照我国制订的档案标准、行业标准、规章制度和习惯等文件的管理方式，坚持“搜集、归类、保存、识别、使用”的传统档案管理方式，同时结合数据库技术、网络技术、多媒体技术、图形处理技术等先进技术，实现了在网络条件下，实现了电子档案和纸质档案同时存在，由档案条目、文件条目和文件全文信息构成的三级电脑管理模式。该体系将为构建一个以硬碟为基础的电子档案数据库，从根本上改变了传统的纸质档案易陈旧、损坏、重复使用等问题，从而达到信息化的目的，从而达到档案的信息化，从而达到提高档案查询效率的目的。

　　档案管理系统建设要求

　　元数据作为电子文件归档的重要组成部分，也应一并进行归档。包括基本信息和办理信息。基本信息主要包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级、页数、备注等。办理信息指记录文件拟制、办理等业务行为的数据，如发文的起草、审核、复核、签发、用印、核发等，收文的签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等。元数据格式采用XML格式，可根据实际情况对元数据的要素进行取舍考虑，但基本要素必须齐全。

　　由于电子文件对系统的依赖性特点，电子文件的归档管理还表现为对系统功能的完善，机构使用的办公系统或业务系统应根据电子文件形成特点设置符合归档要求的功能。办公、业务系统首先应能确保基于办公、业务活动产生的办理信息得到有效记录，形成完整的电子文件，在业务办理过程中齐全、完整地收集电子文件及其元数据，包括重要文件形成过程的办理信息。系统应能满足内置档案分类方案和整理规则需要，在电子文件形成和流转办理的过程中完成分类、划分保管期限、命名、编制档号等整理活动。建议在业务办结环节设置电子文件归档功能，与归档电子文件相关的纸质文件进行数字化扫描录入办公、业务系统，纸质文件一并归档。存储电子文件采用符合国家标准的文件格式，确保其能够长期有效读取。系统还须对电子文件的形成、流转、归档等环节进行的所有操作进行跟踪、审计，根据实际情况进行授权管理。涉密信息和数据应当按照保密规定通过涉密信息系统进行采集、存储、处理、传递、使用和销毁，未建设涉密信息系统的，应当通过涉密计算机管理涉密信息和数据，信息交换、传输应当符合保密规定。

　　归档后的电子文件应有专门的电子文件管理系统或数字档案室系统对其进行规范化管理。归档电子文件的保管要按照国家信息安全等级保护标准建立信息系统和信息内容安全防护体系，定期对电子文件的保管情况、可读取情况等进行测试、检查，发现问题及时处理，运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，将其及时迁移、转换，实行备份制度，根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件，反映电子文件保管、利用过程的相关信息进行记录和保存。