近日有朋友问我，“档案管理系统”有什么优势呢？为什么用过的人工作都轻松了好多？诶，问到了点子上，既可以让企业拥有良好发展前景，又让员工高效轻松办公的“档案管理系统”有什么优势与特点呢？

　　这期我就为大家整合一下“档案管理系统”的优势特点，而且还是我身边的好朋友的反馈，他们都受益于“档案管理系统”，有员工也有老板。

　　档案管理系统“特点”

　　（一）简单快捷的维护

　　系统中有简单快捷的维护功能，简单来说，就是系统会把存储的信息，进行自动的整合、分类以及备份处理，并可以撤回，就像是悔棋一样。做错了有什么大不了的，我重来一次就好了。

　　这里说说我的朋友，有一天员工因为误操作，导致了系统内的信息全乱了，把那个员工吓惨了，等他知道的时候，已经修好了。后来才知道竟然是一个刚入职的小工修好的，因为他发现了系统中的维护功能，就点击了一下就修好了，据说高兴坏了。

　　（二）方便操作

　　系统的操作页面设计，清晰简洁，而且还可以自己设置。可以让每一位用户都能简单的上手操作，我们公司档案部门的主管大妈，都已经快50啦，学了几天，用的可灵巧了。

　　正是因为这个特点，才可以让听起来复杂，充满科技气息的“管理系统”做到人人都可轻松上手。

　　（三）拓展包含性

　　这个特点是我个人以及很多企业都很喜欢的，简单来说，系统可以随着你的想法和使用，添加你想要的功能，就类似于浏览器的插件一样。

　　在使用过程中如果发现了什么麻烦的操作，可以想到简单的功能添加，这样一来这种麻烦的工作就可以变得超级轻松，怎么样，有没有心动呢？

　　总结一下

　　一、快捷维护：系统可以将存储的信息，进行整理、分类还有备份，如果你的操作失误，可以返回重新做一次。不用担心会因为特殊情况而导致信息丢失、残缺等。

　　二、方便操作：系统操作页面非常人性化，极大限度的减少了页面的复杂性，做到一眼就可以看到自己想要的功能。

　　三、拓展包含：可以说系统有很高的可塑性，初期如果系统的功能没有你想要的，可以在进行添加，直到把他打造成独一无二的符合自己工作的系统。

　　无论是大型企业还是小型企业，在企业中都会有很多的纸质文档或者是以其他形式存储的文档，而如何管理这些文档是最让企业的管理人员头疼的事情，文档的归类、查找、检索、保存、遗失都是经常发生的事情，因此一个档案管理系统对于这些管理人员来说是非常重要。

　　如何选择档案管理系统

　　在当今数字化的时代，档案管理系统已经成为企业和组织管理档案的重要工具。然而，市场上档案管理系统种类繁多，功能各异，如何选择适合自己的系统成为了一个值得考虑的问题。以下是选择档案管理系统时需要考虑的几个关键因素：

　　1.功能需求：首先，需要明确自己的档案管理需求，例如档案的类型、数量、存储方式等。根据这些需求来选择具有相应功能的系统，例如文件存储、检索、分类、备份等。

　　2.系统易用性：一个好的档案管理系统应该具有简洁、直观的用户界面，方便用户进行操作。同时，系统的学习成本也应该较低，避免用户在使用过程中产生困惑。

　　3.安全性：档案管理系统中存储着大量的敏感信息，因此系统的安全性至关重要。选择具有强大安全功能的系统，例如数据加密、用户认证、权限控制等，可以有效地保护档案的安全。

　　4.扩展性：随着组织的发展，档案管理的需求可能会发生变化。因此，选择具有良好扩展性的系统，可以方便地进行功能升级和定制，以满足不断变化的需求。

　　5.技术支持和服务：一个好的档案管理系统提供商应该提供及时、专业的技术支持和服务。在选择系统时，可以了解提供商的客户支持体系、服务水平和响应时间等。

　　6.成本效益：在选择档案管理系统时，需要考虑系统的购买成本、实施成本和维护成本等。同时，也要考虑系统带来的效益，如提高工作效率、降低管理成本等。

　　综上所述，选择适合自己的档案管理系统需要综合考虑功能需求、易用性、安全性、扩展性、技术支持和服务以及成本效益等因素。在选择系统之前，建议进行充分的市场调研和产品评估，与多家供应商进行沟通和比较，以便选择到最适合自己组织的档案管理系统。

　　档案管理系统建设要求

　　元数据作为电子文件归档的重要组成部分，也应一并进行归档。包括基本信息和办理信息。基本信息主要包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级、页数、备注等。办理信息指记录文件拟制、办理等业务行为的数据，如发文的起草、审核、复核、签发、用印、核发等，收文的签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等。元数据格式采用XML格式，可根据实际情况对元数据的要素进行取舍考虑，但基本要素必须齐全。

　　由于电子文件对系统的依赖性特点，电子文件的归档管理还表现为对系统功能的完善，机构使用的办公系统或业务系统应根据电子文件形成特点设置符合归档要求的功能。办公、业务系统首先应能确保基于办公、业务活动产生的办理信息得到有效记录，形成完整的电子文件，在业务办理过程中齐全、完整地收集电子文件及其元数据，包括重要文件形成过程的办理信息。系统应能满足内置档案分类方案和整理规则需要，在电子文件形成和流转办理的过程中完成分类、划分保管期限、命名、编制档号等整理活动。建议在业务办结环节设置电子文件归档功能，与归档电子文件相关的纸质文件进行数字化扫描录入办公、业务系统，纸质文件一并归档。存储电子文件采用符合国家标准的文件格式，确保其能够长期有效读取。系统还须对电子文件的形成、流转、归档等环节进行的所有操作进行跟踪、审计，根据实际情况进行授权管理。涉密信息和数据应当按照保密规定通过涉密信息系统进行采集、存储、处理、传递、使用和销毁，未建设涉密信息系统的，应当通过涉密计算机管理涉密信息和数据，信息交换、传输应当符合保密规定。

　　归档后的电子文件应有专门的电子文件管理系统或数字档案室系统对其进行规范化管理。归档电子文件的保管要按照国家信息安全等级保护标准建立信息系统和信息内容安全防护体系，定期对电子文件的保管情况、可读取情况等进行测试、检查，发现问题及时处理，运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，将其及时迁移、转换，实行备份制度，根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件，反映电子文件保管、利用过程的相关信息进行记录和保存。

　　档案管理系统安全措施

　　一、企业选择实施档案管理系统需要注意哪些问题呢？

　　1、档案管理系统的数据信息储存是否安全？

　　手机软件房地产商是不是有自身单独的大数据中心？及其是不是有备份数据方案，有利于在系统异常时安全性搜索数据信息。

　　2、档案管理系统是否统一管理文本文档信息内容

　　支不兼容自定查找相对的文本文档，及其转化成各式各样数据图表，有利于管理人员立即了解每个环节的状况，好立即调节。

　　3、档案管理系统的操作面板是否具有协调能力

　　是不是适用依据公司的要求或本身人物角色不一样自定程序模块。

　　4、档案管理系统是否兼容共享

　　档案管理系统是否兼容将文档信息内容共享给其他工作人员及其第三方平台用户，及其从第三方平台提升文档信息内容到系统软件。

　　5、档案管理系统是否有管理权限级別

　　档案管理系统是不是可设定不一样的用户不一样的管理权限，不一样的用户文档的查询和编写工作能力不一样，可合理维护公司的比较敏感信息内容。

　　二、中博奥四大安全策略为企业核心档案保驾护航

　　随着现代企业管理的发展，档案资源在企业的发展中有着独特的重要性，是企业珍贵的资产之一。传统的档案管理手法一直都采用人工管理，不仅效率低，在安全性、存储性、利用性上都有着很多的弊端。

　　1、登录安全

　　错密锁定，强制复杂密码

　　机器指纹登录，验证码登录

　　账号加密传输

　　支持SSL网络加密技术

　　2、存储安全

　　支持数据库存储和文件服务器存储

　　支持本地、网络和FTP存储

　　支持分布式分区存储

　　支持病毒扫描与加密存储

　　防SQL注入和禁止恶意程序上传

　　3、利用安全

　　与用户工作职能相适应的权限体系，多维度授权

　　区分阅读条目与内容的权限

　　区分自己创建与他人创建的知识的权限

　　非本地缓存预览文件、档案和知识

　　支持通用、分类和流程防扩散水印

　　4、痕迹可寻

　　用户登录监控

　　应用操作行为监控

　　类似于黑匣子的操作痕迹记录

　　监控信息统计与分析

　　企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及安全利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。